Todo negócio precisa do apoio de um departamento de compras. O ideal é fazer esse acompanhamento por meio do follow up de compras.
Esse setor é fundamental para garantir que toda compra seja completada de acordo com parâmetros e pré-requisitos desejáveis.
Desde o processo de pagamento até a entrega do produto ou do serviço, cada etapa deve ser monitorada com qualidade.
Assim, a empresa vai poder entregar resultados satisfatórios com maior eficiência. É aí que o follow up de compras entra em cena.
Preparamos o texto a seguir para trazer a definição e os tipos de follow up de compras, bem como apontar dicas para executá-lo empresas de manutenção camara frigorifica e muitas outras.
O que é follow up de compras?
O termo “follow up” é utilizado para identificar um tipo de acompanhamento dos desdobramentos de uma ação, neste caso a venda.
Ou seja, no processo que estamos abordando, trata-se do conjunto de técnicas e estratégias aplicados para monitorar os aspectos que envolvem o setor de compras de uma empresa no ramo de aquecimento, como assistencia tecnica cumulus, ou qualquer que seja seu segmento de atuação.
Com isso, a importância do follow up é perceptível em pontos como:
- Manutenção de estoques;
- Rendimento das aquisições;
- Prazo das entregas;
- Custo-benefício;
- Melhor aproveitamento de produtos/serviços;
- Fidelização de clientes.
As ferramentas e técnicas do follow up trazem condições hábeis para que os colaboradores de qualquer negócio tenham dados exatos sobre a atuação da empresa e possam atuar para melhorá-la.
Quais são os tipos de follow up de compras?
Quando se fala em follow up de compras, se fala nas táticas para gerenciar o fluxo de produtos e o padrão de qualidade em empresas de diversos segmentos, como produtos de beleza ou, até, construção civil, como é o caso de tubos trepanados.
Nesse contexto em específico, existem dois tipos de follow up: o follow up preventivo e o follow up corretivo.
Acompanhe os tópicos a seguir para conhecer os detalhes de cada um e saber quando aplicá-los.
Follow up preventivo
Cuidar desse departamento implica adotar práticas para prevenir problemas no futuro.
O follow up preventivo serve justamente para evitar que fornecedores para salão de beleza, por exemplo, tenham problemas com prazos, entregas e afins.
Dessa forma, o objetivo é construir as melhores condições para cumprir os prazos pré-estabelecidos e atender aos parâmetros de qualidade no momento em que se negocia com os fornecedores e clientes.
Follow up corretivo
No entanto, problemas sempre podem acontecer. Nesse caso, o follow up corretivo é aquele aplicado para corrigir erros e falhas com o menor impacto possível.
A ideia não é apenas corrigir, mas impedir que uma empresa que atua em um ramo muito específico e que requer muito cuidados técnicos, como é o caso de uma construtora de galpões industriais, não torne a cometer as mesmas falhas.
Entenda a importância do follow up de vendas
Acompanhar os clientes desde o início de suas jornadas de compra é fundamental para as empresas.
Vivemos em uma época em que a concorrência se dá não só entre estabelecimentos físicos, mas também digitais. Mais do que nunca, o atendimento eficiente tem feito a diferença para as marcas.
O follow up não apenas aumenta as suas chances de vender mais, já que você pode entrar em contato com seus clientes “lembrando” a eles sobre os seus produtos e serviços.
É também uma forma de ganhar a confiança, fazer uma abordagem de vendas correta, fazer-se presente e atento às demandas de toda a base de consumidores e eventuais interessados.
Follow up de compras
Esse acompanhamento, portanto, também contribui com a fidelização dos clientes, melhorando a percepção deles a respeito da sua empresa. Consequentemente, esses feedbacks positivos ajudam a conquistar novos clientes.
Conheça dicas para aplicar o follow up
Agora que você sabe como é importante acompanhar as compras para garantir que atenda aos critérios estabelecidos, é hora de conferir essas dicas. Continue lendo para saber como aplicar o follow up no dia a dia.
- Processo de qualificação e homologação
Indispensáveis para monitorar compras do ponto de vista preventivo, os processos de qualificação e homologação de fornecedores é um passo muito importante para evitar inconsistências e falhas nas aquisições.
Ao realizar uma análise de compliance examinando a estrutura, reputação, gerentes e capacidades de produção, é possível verificar se eles podem atender às demandas iniciais de uma corretora de seguro de vida.
Da mesma forma, este processo é importante para identificar possíveis anomalias no fornecedor, fatos que podem levar a problemas futuros no atendimento das demandas.
- Visitas a fornecedores selecionados
Mesmo no caso das aprovações de fornecedores serem feitas de maneira remota, as visitas de rotina ao fornecedor são necessárias e devem ser escolhidas como uma precaução interessante.
Por meio de visitas de campo, é possível verificar em profundidade as informações coletadas durante a fase de avaliação da qualidade do fornecedor.
Isso garante uma execução mais assertiva da estratégia de monitoramento de compras.
- Monitoramento do estoque de suprimentos
Manter o estoque de suprimentos também é outra medida importante. Portanto, monitorar o volume armazenado e sua duração esperada é uma das práticas mais adequadas para monitoramento e manter os atendimentos.
Para isso, preste atenção a métricas como o giro de estoque, eficiência de utilização, perdas, taxa de retorno e tempo de reposição.
Dessa forma, você pode planejar compras futuras, calcular o reabastecimento e reagir a situações de estoque imprevistas, mantendo as vendas com qualidade.
- Relacionamento com fornecedores e fidelização
Garantir a qualidade dos pedidos entregues, manter um bom relacionamento ou até mesmo buscar a fidelização dos fornecedores é uma estratégia acertada.
Para isso, procure manter um contato regular com eles. Faça esforços no sentido de estreitar o relacionamento entre as partes.
Evite pedidos de renovação automática. Isso vai contra as boas práticas de monitoramento de compras, pois não leva em consideração a demanda real de fornecimento em todos os momentos.
Além disso, manter uma boa comunicação e relacionamento contribuirá para uma parceria de longo prazo.
Com isso, a empresa de interfones para condominios, ganha vantagem de negociação e o crescimento de ambas as organizações é incentivado.
- Fique atento aos requisitos de produção
É sempre importante considerar como os suprimentos são usados no seu negócio. Recomenda-se trabalhar com estoques dentro de uma margem de segurança, evitando congestionamentos e interrupções.
Assim, a estratégia de monitoramento de compras aponta para a necessidade de articulação com as áreas de produção e representantes comerciais da empresa. Principalmente para antecipar oscilações de oferta e demanda.
Por exemplo: devido à sazonalidade, um produto pode ter as vendas mais altas durante um determinado período de tempo.
Levando isso em conta, é importante antecipar o crescimento na demanda por itens. Dessa forma é possível manter um nível aceitável de estoque.
- Ferramentas de automação de processos
Grande parte da estratégia de rastreamento de aquisições é dedicada a coletar, analisar e responder aos dados apresentados por KPIs e outras fontes.
Se a análise dessas informações exigir atenção especial, o processo de coleta de dados pode ser automatizado.
Outros processos também podem ser vinculados a ferramentas automatizadas. Isso ocasiona o aumento da eficiência e flexibilidade de rastreamento de pedidos.
Neste contexto, ferramentas como o software de e-procurement são excelentes opções.
- Monitorar os indicadores de desempenho do fornecedor
Conforme mencionado anteriormente, as métricas de desempenho do fornecedor merecem atenção especial.
Em última análise, eles fornecem percepções essenciais do desempenho oferecido pelos parceiros da cadeia de suprimentos da sua empresa.
Ao avaliar o status de cumprimento das entregas de aquisição e monitorar de perto os principais KPIs de compra, você pode reagir rapidamente a qualquer não conformidade.
Desde atrasos na entrega a produtos de baixa qualidade e taxas de perda exorbitantes, uma empresa de alambrados em indaiatuba vai ter informações suficientes para controlar todos os processos.
- Reavaliar a rede de fornecedores
Finalmente, é preciso reavaliar periodicamente os fornecedores aprovados.
Em geral, todos os certificados e documentos que comprovam a conformidade da empresa e a capacidade de atendimento aos requisitos possuem um prazo de validade específico.
Portanto é importante estar atento a essas datas para renovar as certificações obtidas. Além disso, ao longo dos anos as parcerias podem se distanciar e causar falhas processuais
Nesse contexto mais complexo, é imprescindível a verificação contínua da viabilidade e da qualidade dos fornecedores.
Considerações finais
Se você chegou até aqui, já está familiarizado com os principais pontos do chamado follow up de compras.
É importante conhecer as diferentes modalidades de follow up para poder aplicá-las de acordo com as necessidades e condições de cada negócio.
As dicas que listamos ao longo do texto são pertinentes para aumentar a assertividade e a eficiência das empresas.
Como você pode perceber, consolidar um relacionamento de qualidade com os fornecedores é um dos pilares para o sucesso longevo de um negócio. Afinal, a qualidade dos produtos e serviços entregues à base de clientes depende diretamente disso.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.